Guía de uso OpenKm

Este articulo tiene como fin mostrar a los usuarios de OpenKM, las características principales del aplicativo a grandes rasgos y también donde pueden encontrar las diferentes opciones para su gestión de documentos.

Este articulo fue escrito con la versión 5.1.10 del aplicativo OpenKM. 

Al ingresar en OpenKM, tendremos por defecto la vista "Escritorio", se ve así :

Vista escritorio: 

En el panel izquierdo se ven las diferentes utilidades como lo son:

Taxonomía: es la ciencia de la clasificación y precisamente lo que se espera en este espacio es organizar por gerarquia de directorios los documentos.

Categorías : Se crean directorios, en lo cuales se organizarán los archivos a los cuales se les asigne como categoria dicho directorio.

Thesaurus : En este directorio se realiza una configuración para agregar algunas palabras claves predefinidas por el aplicativo u organizandolas en un arhcivo xml.

Plantillas : Esta sección se a definido especialmente para documentos que son usado como base para realizar otros como por ejemplo documentos para levantar requerimientos , y hacer casos de uso, creando archivos con base en estos.

Documentos personales : Espacio en el cual cada usuario pude almacenar sus propios docmentos sin que otros usuarios puedan acceder.

Correo Electrónico : Lugar donde llegan las notificaciones.

Papelera : Luegar dodne quedan los archivos eliminados de ahí los podemos recuperar.


Vista Buscador :

Como su nombre lo indica es el lugar donde se pueden realizar las busquedas de los archivos almacenados, probablemente la parte más importante del aplicativo.

La búsqueda se puede realizar combinando campos con sentencias logicas AND / OR,
tal vez el campo que vale la pena resaltar sea contenido, ya que este campo permite buscar cadenas dentro de los archivos y entregándonos coincidencias.

Vista de resultados compacta: muestra el resultado de la búsqueda de forma mas pequeña y se muestra menos información sobre los archivos en los resultados.

Guardar como novedades de usuarios: el resultado de la búsqueda aparecerá en el apartado Novedades, pestañaTablón, icono Novedades.

Campo Guardar consulta: nos permite almacenar la búsqueda realizada, la búsqueda aparecerá en la columna “Búsquedas almacenadas” en la parte izquierda de la ventana.


Vista Tablón :

En esta vista se muetsra informaciónde utilidad para el usuario sobre sus documentos, cambios , correos, entre otras cosas.

Opciones de los archivos (Barra horizontal en el aplicativo)

Propiedades de un archivo

Palabras clave : Podemos agregar palabras claves al archivo escribiendolas y presionar enter, el icono que parece un libro se usa cuando, se tiene Thesaurus.

Categoría : Seleccionar de las categorias previamente creadas a cual pertenece este archivo para clasificarlo.


Historial:

En esta vista podremos observar el historial de cambios que ha recibido en archivo a lo largo de el versionamiento, y nos da la oportunidad de ver como se encontraba en estados anteriores y restaurar alguna de ellas.


Barra menú

La barra de menú esta formada por todos los menús desplegables con sus diferentes opciones. Si una opción del menú aparece en gris, esta opción no está disponible.

Detalle de las funciones de acuerdo con sus iconos:

WebDav

OpenKm también posee esta opción pero de una forma no tan compleja, podemos acceder mediante la siguente url :

http://yourIP:8080/OpenKM/webdav

Por medio de este acceso podremos obtener los archivos de una forma más rápida.


Referencias

http://wiki.openkm.com

http://wiki.openkm.com/index.php/User_Guide/es-es