Definición
Por sus siglas en ingles Enterprise Content Managment, es
una herramienta informática usada para crear, almacenar, distribuir, descubrir,
organizar y administrar datos no estructurados (como por ejemplo documentos
escaneados, emails, reportes, imágenes y documentos de oficina), esto para que
al final se le pueda entregar el contenido importante donde y cuando los
empleados lo necesiten.
Un ECM también nos permite cubrir la gestión documental de una
forma colaborativa, haciendo la información fácil de compartir y mejorando el trabajo colectivo empresarial.
ECM en si es un conjunto de herramientas, cada una le da al ECM varias
capacidades que lo hacen una herramienta completa en cuanto administración del contenido, todo esto para contener el ciclo de vida de un documento administrandolo desde difernetes puntos de vista. En algunos casos también puede son vendidos separadamente sus componentes dependiendo de la necesidad de la empresa .
Caracteristicas
Las características que debe cubrir una buena suite de ECM son:
·
Administración
del documento: Esta funcionalidad básica del ECM está encargada de dar el
versionamiento de los documentos, algunas características avanzadas de estos
administradores son documentos
compuestos y replicación de
contenido para dar una alta disponibilidad
de los documentos a la empresa.
·
Aplicaciones
de procesamiento de imágenes: Este sirve para la captura,
transformación y administración de imágenes
como documentos de texto. Para esta característica se deben implementar dos
cosas aparte del ECM, la primera contar con hardware (Scanner) y software para que
tengan tecnología de captura y reconocimiento de caracteres en imágenes, y lo
segundo es habilitar el almacenamiento de documentos escaneados en el
repositorio.
·
Implementación
de procesos de negocio BPM: Permite crear y/o personalizar procesos de negocio como por ejemplo, enrutando contenido de documentos, asignando tareas y estado de archivos,
agregando los archivos a revisión y aprobación entre otros. Los mejores proveedores de ECM
soportan creación gráfica de procesos de negocio y estos tiene compatibilidad
con algunos frameworks.
·
Gestión
de documentos: Característica que permite mantener a lo largo del tiempo
los contenidos asegurando el cumplimiento de políticas, de reglas legales y
regulatorias de la industria, el requerimiento mínimo de estos es habilitar el
forzamiento de retención de los documentos considerados críticos dentro del ECM.
·
Gestión
de contenidos Web: Esta característica
permite manejar la experiencia de interacciones mediante la parte web basándose
en un repositorio central, permitiendo la creación de recursos como plantillas, formularios, flujos de trabajo y gestión del cambio, funciones de distribución de contenido pre
empaquetado o creados bajo demanda en los servidores web, algunos de los
mejores proveedores en gestión de contenidos web tienen su propio producto en
el cuadrante de Web Content Managment en Gartner.
·
Contenido
social: Esta característica permite compartir de forma colaborativa los
contenidos almacenados, esto para tener una administración del conocimiento
dentro de las empresas, también esto permite soportar equipos dentro de las
empresas trabajando de forma más eficiente. Este tipo de características dentro del ECM permite crear blogs,
wikis y tener un soporte de interacción en línea agregando contenido como
videos e imágenes, normalmente este es una categoría dentro del ECM, el nombre
de este componente puede ser cambiado por “Documentos colaborativos” o
“Contenido social”.
·
Componentes
extendidos: Esto puede incluir
uno o más de las siguientes características: Digital Asset Management (DAM),
composición de documentos, e-forms, análisis de contenidos, almacenamiento de
correos electrónicos, administración de
e-mails.
Gartner magical cuadrant ECM, 2012:
